Muss die Verwaltung das billigste Angebot nehmen? Das BGH-Urteil zum Wirtschaftlichkeitsgebot

Die Betriebskostenabrechnung ist raus, und einige Wochen später kommt der Einwand: Die Position sei zu teuer, offenbar habe niemand Vergleichsangebote eingeholt, also sei das Wirtschaftlichkeitsgebot verletzt. Für Hausverwaltungen ist dieser Schriftwechsel Routine. Die Rechtslage dahinter war lange weniger eindeutig, als der Ton solcher Schreiben vermuten lässt.

Am 20. Mai 2026 hat der Bundesgerichtshof dazu entschieden, Az. VIII ZR 6/24. Das Ergebnis fällt anders aus, als viele erwarten: Das billigste Angebot muss es nicht sein. Ein dokumentierter Vergleich bleibt trotzdem die deutlich bessere Ausgangslage.

Was hat der Bundesgerichtshof am 20. Mai 2026 entschieden?

Dem Verfahren lag ein größerer Gebäudekomplex zugrunde. Die Vermieterin hatte einen umfassenden Vertrag über technisches und infrastrukturelles Gebäudemanagement geschlossen und die Kosten umgelegt. Mieter weigerten sich, den vollen Betrag zu tragen. Ihr Argument: Vergleichsangebote seien nicht eingeholt worden, damit sei gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot verstoßen.

Der Bundesgerichtshof ist dem nicht gefolgt und hält fest, dass „das Wirtschaftlichkeitsgebot gemäß § 556 Abs. 3 Satz 1 Halbs. 2 BGB nicht schon dann verletzt ist, wenn der Vermieter vor der Beauftragung von Leistungen keine Vergleichsangebote einholt“. Worauf es stattdessen ankommt, sagt der nächste Satz der Entscheidung: „Entscheidend ist vielmehr, dass der Vermieter die fraglichen Leistungen zu nicht marktgerechten, objektiv überhöhten Preisen beauftragt hat“.

Damit verschiebt sich der Prüfungsmaßstab vom Verfahren auf das Ergebnis. Nicht die Frage, wie sorgfältig jemand vor der Beauftragung gesucht hat, entscheidet den Streit, sondern die Frage, ob der bezahlte Preis am Markt vorbeigeht. Wer marktgerecht eingekauft hat, verletzt das Gebot auch dann nicht, wenn im Ordner kein einziges Konkurrenzangebot liegt.

Muss die Verwaltung dann das billigste Angebot nehmen?

Nein. Der Maßstab lautet marktgerecht, nicht am günstigsten. Zwischen beidem liegt ein erheblicher Spielraum, und dieser Spielraum ist ausdrücklich anerkannt. Bei der Auswahl eines Dienstleisters dürfen Qualität und Zuverlässigkeit berücksichtigt werden. Ein Anbieter, der etwas teurer ist, dafür aber erreichbar bleibt, Termine hält und ordentlich dokumentiert, bleibt eine vertretbare Wahl.

Für die tägliche Praxis ist das eine Entlastung. Die verbreitete Sorge, jede nicht ausgeschriebene Beauftragung sei angreifbar, trifft in dieser Schärfe nicht zu. Wer allerdings deutlich über dem Marktniveau abschließt, kann das mit noch so vielen eingeholten Angeboten nicht heilen. Die Angebote sind Beweismittel, nicht Freibrief.

Beim Einkauf von Energie ist der Begriff „marktgerecht“ vergleichsweise gut greifbar. Anders als bei einer Reinigungs- oder Gartenleistung, deren Umfang von Objekt zu Objekt schwankt, liegt bei Strom und Gas eine eindeutig beschreibbare Menge zugrunde: Zählpunkt, Jahresmenge, Laufzeit, Lieferzeitraum. Genau deshalb lässt sich hier ein Vergleich führen, der auch Jahre später noch nachvollziehbar ist.

Wer muss belegen, dass die Kosten überhöht sind?

In der Praxis entscheidet diese Frage mehr Auseinandersetzungen als die Rechtslage selbst. Der Grundsatz ist eindeutig: „Grundsätzlich muss der Mieter darlegen und beweisen, dass in der Abrechnung der Nebenkosten durch den Vermieter ein Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot erfolgt ist“. Es genügt nicht, das Fehlen von Vergleichsangeboten zu rügen. Verlangt sind konkrete, substantiierte Anhaltspunkte dafür, dass die Kosten objektiv überhöht sind.

Allerdings kippt diese Verteilung, wenn die Zahlen selbst auffällig werden. Steigt eine Position eklatant, also um mehr als 50 Prozent gegenüber dem Vorjahr, ist der Vermieter verpflichtet darzulegen, welche konkreten Preisverhandlungen er geführt hat. Dann reicht der Verweis auf einen bestehenden Vertrag nicht mehr aus. Wer in diesem Moment nichts vorzeigen kann, verliert eine Position, die er inhaltlich vielleicht gewonnen hätte.

Für die Verwaltung ist daraus eine schlichte Arbeitsregel abzuleiten. Solange die Positionen sich im gewohnten Rahmen bewegen, liegt die Last bei demjenigen, der die Abrechnung angreift. Sobald ein Sprung in den Zahlen sichtbar wird, kehrt sich die Erwartung faktisch um, unabhängig davon, ob am Ende ein Gericht darüber befindet. Dann zählt, ob die Verwaltung erklären kann, wie der Preis zustande gekommen ist. Diese Erklärung entsteht nicht rückwirkend. Sie entsteht zum Zeitpunkt der Beauftragung oder gar nicht.

Warum dann überhaupt Vergleichsangebote einholen?

Weil die Rechtslage die eine Seite ist und der Aufwand einer Auseinandersetzung die andere. Die Fachliteratur empfiehlt Vermietern, „zumindest drei Vergleichsangebote einzuholen und diese auch bei der Belegeinsicht zur Verfügung zu stellen“, und zwar „insbesondere bei erheblichen Kostensteigerungen um mehr als 10 Prozent gegenüber dem Vorjahr“.

Diese 10 Prozent sind keine Verstoßgrenze. Sind einzelne Betriebskostenpositionen gegenüber dem Vorjahr um mehr als 10 Prozent gestiegen, so spricht das nicht zwingend für einen Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot. Die Schwelle beschreibt vielmehr den Punkt, ab dem erfahrungsgemäß nachgefragt wird. Sie ist ein Anlass zur Vorbereitung, keine rote Linie.

Der eigentliche Wert der Vergleichsangebote liegt darin, dass sie eine Diskussion beenden, bevor sie Fahrt aufnimmt. Wer bei der Belegeinsicht drei Angebote mit gleicher Leistungsbeschreibung, Datum und einer kurzen Begründung der Auswahl auf den Tisch legt, hat die Frage nach der Wirtschaftlichkeit beantwortet, ohne sie rechtlich klären zu müssen. Der Nutzen ist gesparte Zeit, und die ist in der Wohnwirtschaft besonders knapp.

Was gehört in eine Dokumentation, die einer Belegeinsicht standhält?

Drei Schritte genügen, wenn sie konsequent zum Zeitpunkt der Beauftragung erledigt werden und nicht erst, wenn die Nachfrage kommt:

1. Den Markt mit einer einheitlichen Leistungsbeschreibung abfragen. Alle angefragten Anbieter erhalten dieselben Angaben zu Menge, Lieferzeitraum und Laufzeit. Nur dann sind die Rückläufer überhaupt vergleichbar, und nur dann trägt der Vergleich später etwas.
2. Das Ergebnis festhalten, nicht nur die Entscheidung. In die Akte gehören die eingegangenen Angebote, das Datum des Vergleichs und ein bis zwei Sätze dazu, warum die Wahl auf einen bestimmten Anbieter gefallen ist. Wenn nicht das günstigste Angebot gewonnen hat, gehört genau dieser Grund dorthin.
3. Die Unterlagen bei der Belegeinsicht bereithalten. Sie sind kein Anhang zur Betriebskostenabrechnung, sondern gehören zu den Belegen, die auf Verlangen einzusehen sind. Wer sie erst suchen muss, verliert Zeit und Argumentationsposition zugleich.

Steigt eine Position auffällig, ist es sinnvoll, die Erklärung von sich aus mitzuliefern, statt sie abzuwarten. Netzentgelte, Umlagen und Steuern bewegen sich unabhängig vom Verhalten der Verwaltung, und ein Satz dazu im Anschreiben nimmt einer Rüge oft die Grundlage, bevor sie geschrieben wird. Welche Positionen sich beeinflussen lassen und welche nicht, ordnen wir auf der Seite Energieeinkauf für Hausverwaltungen ein.

Gilt das Urteil auch für WEG- und Mietverwaltungen?

Das Urteil ist Mietrecht. Adressat des Wirtschaftlichkeitsgebots nach § 556 Abs. 3 BGB ist der Vermieter, nicht die Verwaltung. In der Praxis verschiebt sich die Aufgabe trotzdem, weil dort, wo abgerechnet und beauftragt wird, die Unterlagen liegen. Das betrifft Hausverwaltungen, Immobilienverwaltungen sowie WEG-, Miet- und Eigentümerverwaltungen gleichermaßen, wenn auch auf verschiedenen Wegen.

In der Mietverwaltung ist die Zuordnung einfach. Die Verwaltung handelt für den Vermieter, schließt die Verträge und rechnet ab. Was das Urteil vom Vermieter verlangt, landet auf ihrem Schreibtisch.

In der WEG-Verwaltung liegt der Fall auseinander. Vermieter ist der einzelne vermietende Eigentümer, und ihn trifft die Auseinandersetzung mit seinem Mieter. Die Verträge für Allgemeinstrom und Allgemeingas schließt dagegen die Gemeinschaft, vertreten durch die Verwaltung. Der Eigentümer soll also etwas belegen, was er nicht selbst beauftragt hat. Praktisch heißt das: Fragt ein Mieter nach der Wirtschaftlichkeit der Positionen aus dem Gemeinschaftsverhältnis, braucht der Eigentümer Unterlagen aus der Verwaltung. Wer sie in welcher Form und in welcher Frist bereitstellt, ist eine Frage des Verwaltervertrags und sollte dort geklärt sein, bevor die erste Anfrage eingeht.

Wie lässt sich das beim Einkauf von Strom und Gas praktisch lösen?

Eine strukturierte Ausschreibung erzeugt die geforderte Dokumentation als Nebenprodukt. Die Grundlage ist in allen Fällen dieselbe: Bestandsaufnahme, Konditionsprüfung, Lieferstellenübersicht, Ausschreibung. Am Ende dieses Ablaufs liegt eine Übersicht der eingegangenen Angebote vor, alle auf derselben Leistungsbeschreibung und mit demselben Stichtag. Genau das ist die Unterlage, die bei einer Belegeinsicht gebraucht wird. Den Ablauf im Einzelnen beschreiben wir unter Ablauf und Abwicklung der Ausschreibung.

Entscheidend ist dabei der Zeitpunkt. Eine Belegeinsicht findet Monate nach der Beauftragung statt, oft in einem anderen Wirtschaftsjahr und nicht selten mit anderem Personal auf beiden Seiten. Was zum Zeitpunkt der Beauftragung selbstverständlich war, ist dann Erinnerung, und Erinnerung ist bei der Belegeinsicht nichts wert. Ein Vergleich, der ohnehin geführt wurde, muss deshalb nur festgehalten werden; nachträglich rekonstruieren lässt er sich nicht, weil die Angebote von damals so nicht mehr zu bekommen sind.

Zwei Punkte sind dabei für die Wohnwirtschaft besonders relevant. Erstens die Bündelung statt Einzelverträge: Werden die Lieferstellen mehrerer Objekte gemeinsam ausgeschrieben, entsteht eine Menge, für die sich regionale Energieversorger ernsthaft interessieren, und es entsteht ein einziger Vergleich statt vieler kleiner. Zweitens die Vollständigkeit. Ein Vergleich, der eine Lieferstelle vergisst, ist bei der Belegeinsicht angreifbar; eine Lieferstellenübersicht, die alle Zählpunkte führt, ist es nicht.

Unser Ziel dabei ist unverändert, den internen Aufwand der Verwaltung zu reduzieren und die Energiekosten zu senken. Angefragt wird mit einer einheitlichen Leistungsbeschreibung, der Angebotsvergleich wird dokumentiert vorgelegt, und entschieden wird bei Ihnen, in der WEG in der Eigentümerversammlung.

Häufige Fragen

Muss die Verwaltung vor jeder Beauftragung Vergleichsangebote einholen?

Nach der Entscheidung vom 20. Mai 2026 nicht. Das Wirtschaftlichkeitsgebot ist nicht schon deshalb verletzt, weil keine Vergleichsangebote vorliegen. Es kommt darauf an, ob zu nicht marktgerechten, objektiv überhöhten Preisen beauftragt wurde. Die Fachliteratur empfiehlt trotzdem, mindestens drei Angebote einzuholen, weil sich damit im Streitfall belegen lässt, was sonst erklärt werden müsste.

Eine Position ist um mehr als 10 Prozent gestiegen. Ist das ein Verstoß?

Nicht zwingend. Eine Steigerung um mehr als 10 Prozent gegenüber dem Vorjahr spricht für sich genommen nicht für einen Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot; sie ist der Punkt, ab dem Rückfragen wahrscheinlich werden. Anders liegt es bei einem eklatanten Anstieg von mehr als 50 Prozent: Dann muss der Vermieter darlegen, welche konkreten Preisverhandlungen er geführt hat.

Müssen die Angebote bei der Belegeinsicht vorgelegt werden?

Die Fachliteratur empfiehlt es ausdrücklich, gerade bei erheblichen Kostensteigerungen. Praktisch ist es die wirksamste Antwort auf eine Rüge, weil sie die Frage nach der Wirtschaftlichkeit beantwortet, bevor sie zu einem Verfahren wird. Dieser Beitrag gibt den Stand vom 22. August 2026 wieder und ersetzt keine rechtliche Prüfung im Einzelfall.

Ihr nächster Schritt

Wenn Sie wissen möchten, wie die Energiekosten Ihrer Objekte im Marktvergleich stehen und welche Unterlagen ein dokumentierter Vergleich liefern würde: Schicken Sie uns Ihre letzte Verbrauchsabrechnung für Strom und Gas. Eine kurze Rückmeldung genügt.

Peter Krämer · Industria Consulting
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